Organiser sa journée de travail, c’est surtout et avant tout apprendre à être méthodique, à utiliser les bons outils, à analyser notre fonctionnement pour agir sur les points qui nous dispersent ! Pour être plus efficace, vous devez apprendre à gérer correctement votre temps et vos priorités. L’un des premiers objectifs est de pouvoir libérer votre charge mentale en planifiant et en adaptant les outils nécessaires à cette planification.
Pour gagner en efficacité, vous devez apprendre à être proactif, à savoir gérer vos priorités, ne pas vous disperser et ne pas procrastiner. Pour mieux organiser vos journées de travail et réussir à vous libérer du temps, on vous conseille d’adopter ces quelques conseils !
Conseil n° 1 : Soyez proactif !
Arrêtez de travailler dans l’urgence et adoptez une démarche proactive ! Pour gagner du temps, vous devez anticiper et vous préparer à diverses options. Vous devez être à l’initiative des choix, être acteur et non spectateur pour provoquer une réponse positive.
Une étude a publié un rapport démontrant que seulement 1 % de la population possède plus de patrimoine que les 99 % restants. Pourquoi ? Quelle est la différence entre ces deux types de populations ? Tout simplement, les uns investissent et sont acteurs, ils ont une démarche proactive qui provoque une réponse positive, à savoir une rentabilité ; quand les autres sont dans une démarche réactive. Ici, il s’agit de réagir au moment où le besoin se manifeste, où le risque apparaît. Il n’y a pas d’anticipation des besoins ou des risques et ils préfèrent procrastiner, remettre à demain, ils se dispersent et sont confus dans leurs idées.
Conseil n° 2 : Fixez-vous des objectifs SMART
Notre cerveau exécute de manière automatique ce que nous lui demandons de réaliser, sinon, il fait ce qu’il a toujours fait, comme un programme informatique qui déroule les étapes de manière mécanique. Sachez que votre cerveau est programmable et c’est ce que l’on appelle des habitudes. Vous devez intégrer de nouvelles habitudes pour atteindre vos objectifs.
Avoir un objectif, c’est avoir un but. C’est un peu comme programmer votre GPS lorsque vous montez dans votre véhicule. Difficile de savoir où l’on va, si l’on ne s’est pas fixé un but précis avant de partir. De la même façon, vous devez vous fixer des objectifs pour vous organiser. Il y a l’objectif idéal qui comme tous les idéaux est difficilement atteignable, il y a l’objectif courant qui va emprunter tout un tas de directions et il y a l’objectif Smart qui répond à 5 critères : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.
Pour éviter de se disperser, vous devez avoir un but clair et précis et pour y parvenir, il faut se créer des objectifs smart.
Conseil n° 3 : Priorisez les tâches que vous venez de définir
Pour être efficace, il est essentiel de ne pas se laisser impressionner par l’urgence. Vous devez prendre le temps de la réflexion, c’est ce laps de temps qui vous permet d’apporter une réponse pertinente sur ce qui est urgent et important. Prioriser, c’est définir les paramètres de votre GPS, par exemple, faire le choix d’un trajet sur autoroute ou sur des petites routes.
Ici, il est nécessaire de définir un ordre de priorité et pour cela, il existe un outil, la matrice Eisenhower construite sur 4 catégories :
- La tâche urgente et importante : cette tâche doit être votre priorité numéro 1
- La tâche importante et non urgente : cette tâche doit être planifiée dans votre agenda
- La tâche non importante, mais urgente : cette tâche peut être déléguée
- La tâche non importante et non urgente : cette tâche peut tout simplement être abandonnée.
Conseil n° 4 : Planifiez vos tâches et libérez votre charge mentale
Pour organiser votre journée de travail, vous devez commencer par planifier vos tâches. L’agenda est bien évidemment un outil puissant pour planifier vos rendez-vous, noter des échéances et les différentes tâches par priorité que vous avez identifiées avec la matrice Eisenhower. Vous devez transformer votre agenda en “to do list”. L’objectif étant de rendre visible votre charge mentale, mais également votre temps disponible.
Allier l’agenda à la “to do list” permet un outil puissant pour éviter de s’éparpiller, de se disperser. Attention, pour chaque action ou tâche, vous devez attribuer un budget temps. L’humain n’est pas doué pour évaluer le temps. Par exemple, certaines actions répétitives peuvent nous paraître longues, alors que nous y consacrons de moins en moins de temps. Il vous faudra donc mesurer le temps exact alloué à telle ou telle action.
Conseil n° 5 : Regroupez toutes les informations sur un seul et même support
Pour être plus efficace, vous devez centraliser toutes les informations sur un seul et même outil. Outlook, par exemple, est un outil parfait pour la gestion de votre temps. De nature, nous avons tendance à noter uniquement 20 % de nos actions sur plusieurs supports. Pourtant, pour rendre visible sa charge mentale, il est plus judicieux de noter 80 % de nos actions sur un seul support. Ce ratio 20/80 est un phénomène constaté par un économiste italien Wilfried Pareto qui stipule que 20 % des causes produisent 80 % des effets.
Pour rendre ce support optimal, vous devez régler les différents paramètres, en commençant par faire de votre calendrier, votre page de démarrage.
Conseil n° 6 : Démarrez sur votre calendrier et supprimez toutes les notifications
Faire de votre calendrier votre page de démarrage, c’est justement mettre au cœur de votre organisation cet agenda. L’humain est programmé pour réagir à la moindre alerte. Notre cerveau va, par la suite, chercher à classer ces alertes selon 3 niveaux : neutre, opportunité ou danger. Ce comportement date de l’époque où nous étions chasseurs-cueilleurs et où la classification des alertes était une question de survie. Essayer d’ignorer cette alerte va à l’encontre de notre fonctionnement neurologique, de fait, cette attitude va peser sur notre charge mentale. Pour libérer cette charge mentale, il faudra donc connaître la nature de cette alerte. La solution est d’aller vers vos mails et non de les laisser venir à vous. Cela passe par démarrer sur votre calendrier et supprimer toutes les notifications d’alerte pour ne pas alourdir votre charge mentale.
Conseil n° 7 : Préservez-vous du stress !
« Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose », l’idée qu’il faut retenir avec la loi de l’Ecclésiaste est de consacrer votre temps sur une action à la fois. Le corps humain répond à des rythmes biologiques qu’il est nécessaire de respecter afin de tirer le meilleur de nous-mêmes. L’important est de concentrer toute votre attention et votre temps sur une seule action à la fois pour garantir la réalisation de votre objectif. Pour y parvenir, il est important de respecter son rythme biologique, par exemple, en tenant compte du moment de la journée pour effectuer une tâche selon l’énergie qu’elle va vous demander.
Conseil n° 8 : Limitez les “voleurs de temps” !
Les interruptions nuisent grandement à votre productivité ! Les mails, les différentes notifications, les dérangements des collègues peuvent paraître bénins et pourtant, ces interruptions peuvent s’avérer très chronophages. Il s’agit d’ailleurs d’une théorie, la loi de Carlson : “tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de façon continue”. De ce fait, il est préférable de limiter au maximum les sollicitations extérieures. Vous devez placer des limites à ceux qui vous sollicitent continuellement, car eux n’en ont pas !
Conseil n° 9 : Passez à l’action !
Il n’y a rien de pire pour être contre efficace que de repousser à plus tard ! Avoir un leitmotiv, c’est pouvoir rester motivé sur l’atteinte de ces objectifs. La plupart des gens savent très bien ce qu’il est nécessaire de faire pour réussir. Alors pourquoi seulement 1 % y parvient ? Parce qu’ils ne se contentent pas uniquement de savoir, ils agissent et passent à l’action !
Conseil n° 10 : Améliorez votre communication !
80 % des problèmes que nous rencontrons sont dus à une mauvaise communication, et ce, dans la vie professionnelle comme personnelle. Vous devez également apprendre à dire “non” afin de ne pas créer un contexte de soumission, de développer la confiance en soi et de ne pas souffrir de la culpabilité. Le “non” n’est pas porté vers la personne, mais bien vers la demande qu’elle formule.
Vous devez apprendre de nouvelles habitudes de communication afin d’avoir une démarche proactive, vous devez imposer vos choix en fonction de vos propres contraintes.
Pour être plus efficace, vous devez développer vos capacités d’auto-management en étant proactif, en planifiant et priorisant vos objectifs, en agissant pour limiter les interruptions extérieures, en communiquant et en passant à l’action.
