Qu’est-ce que le temps ?
- Le temps est une ressource limitée qui ne se voit pas et qui ne s’économise pas. Le temps non utilisé aujourd’hui ne pourra pas être utilisé demain.
- C’est également un biais cognitif : pour une même action, le temps passe vite pour celui qui aime ce qu’il fait, alors pour la même durée il passe lentement pour celui qui n’aime pas ce qu’il fait.
Il arrive parfois que l’on prenne beaucoup de temps pour faire une tâche que nous aimons et que nous ne maitrisons pas encore. A ce moment, le temps nous parait passer très vite, alors que non.
Parfois, cette tâche appréciée dans ses débuts, nous venons à la répéter régulièrement et donc nous la maitrisons de plus en plus et nous y consacrons de moins en moins de temps. Et parallèlement, nous y prenons de moins en moins de plaisir, alors que la tâche se fait de plus en plus rapidement, elle nous parait de plus en plus longue, alors que non.
Il est donc difficile de savoir réellement la durée d’une action car nous sommes tous biaisés.
Pour savoir concrètement combien de temps une action nous consomme de temps, nous devons estimer cette durée avant de passer à l’action, puis vérifier sa durée réelle in fine : c’est-à-dire optimiser son organisation afin d’être efficace. C’est seulement après, que nous parvenons à travailler en temps nécessaire et non plus en temps disponible.
L’auto-management ou la culture de l’interdépendance !
L’auto-management, c’est ce qui vous permet de passer de la dépendance à l’indépendance pour arriver à l’interdépendance.
Lorsque nous arrivons dans une nouvelle entreprise ou à un nouveau poste, nous sommes tous dépendants. Dépendant des autres, de notre environnement, de notre entreprise, dépendant pour apprendre et dépendant pour agir ! Nous nous devons d’être réactif, c’est souvent pour cela que nous sommes choisis au départ et que nous sommes valorisés par la suite. Sans s’en rendre compte, nous devenons conditionnés par la réactivité, l’efficacité, l’urgence, la culture du travail la tête dans le guidon ! C’est au moment où tout est urgent et que tout déborde que nous voulons changer nos habitudes et l’organisation, et qu’il est de plus en plus difficile de prendre le temps de prendre le temps…
Personne ne sort de l’école efficace et proactif, ça s’apprend avec 10 ans d’expérience, ou en quelques jours avec une formation !
Penser et agir avec proactivité
Il est encore temps de prendre l’habitude de penser et agir avec proactivité car tout ce qui nous arrive est une expérience et celle-ci peut se reproduire. Penser et agir en proactif revient à se demander : « si c’était à refaire, comment faire pour que tout se passe comme je l’ai prévu ? ». Et c’est possible !
Définir les objectifs
Pour cela, nous devons commencer par définir nos objectifs avant le départ et optimiser notre organisation, tout comme nous rentrons notre adresse de destination dans notre GPS avant de partir.
Prioriser les tâches
Après avoir entré précisément notre destination, nous devons prendre l’habitude de prioriser avec efficacité tout comme nous réglons notre GPS en choisissant de prendre les routes avec ou sans péage. L’un est plus cher et plus rapide, l’autre est moins cher et souvent plus long, chacun son choix.
Planifier notre charge de travail
Une fois les objectifs et les priorités entrées, le GPS planifie notre itinéraire ! L’itinéraire à suivre sur un GPS est toujours visible et se réajuste en fonction de nos priorités et vers nos objectifs dès qu’il y a un incident ou quelques encombrements. Notre Calendrier, fait exactement la même chose. Planifier va rendre visible notre charge de travail et notre temps disponible et va permettre de comparer les deux. Un fois transformé en GPS, un calendrier comme celui d’Outlook permet de centraliser 80% de nos actions et tâches à faire sur le même support. Notre calendrier Outlook devient la plus performante des to-do listes, libère notre charge mentale et nous préserve de tout un tas de situations stressantes.
Ces 4 habitudes sont la base de l’auto-management. Elles nous permettent d’être indépendant, c’est-à-dire proactif et autonome. Avec une formation sur l’auto-management combinant l’utilisation du calendrier Outlook comme celle proposée par Aligner, nous parvenons aisément à réaliser une semaine idéale. Non, ce n’est pas une semaine de vacances, c’est cette semaine où tout ce qui doit être fait, est fait et sans heure supplémentaire et avec une marge de manœuvre pour les imprévus.
Imaginez-vous intégrer une entreprise ou tout le monde sait s’auto-manager ou chaque collaborateur, chaque manageur est proactif et autonome. Nous sommes dans le management de l’interdépendance, vous êtes dans l’entreprise de demain, le management 3.0.
L’auto-management, c’est aussi savoir communiquer
L’auto-management selon le centre de formation Aligner, c’est aussi savoir communiquer et gagner en efficacité. Après avoir interrogé des centaines de stagiaires, nous avons constaté que nous attendons tous la même chose d’un manager : « Il doit être clair dans ses attentes et ses objectifs. Il pose ou impose des limites comme le temps ou la charge de travail afin que la vie professionnelle n’empiète pas sur la vie privée. Il accompagne ses collaborateurs et leurs donnent les moyens nécessaires pour atteindre leurs objectifs et monter en compétence. Il doit être confiant, ce qui implique qu’il laisse de l’autonomie tout en étant disponible, à l’écoute et fait des points réguliers. Il doit être un bon communiquant, ce implique d’être à l’écoute, informer et transparent. Et surtout il doit être Humain ! »
Tout cela n’est possible que si manager et collaborateur sont interdépendant donc s’auto-manage.
Un proactif sait que pour rester proactif et autonome, il est important de communiquer ses accomplissements pour lui et pour son manager. Pourquoi attendre qu’un manager nous demande de faire un point ? Nous pouvons le faire de nous-même, c’est le moment de rendre visible ce qui a été fait et ce qui reste à faire et de le communiquer. Grâce au feedback de l’auto-management, nous gagnons en confiance envers nous-même, en voyant ce qui a été accompli, et envers le manager qui a toutes les informations sans les demander.
