Aujourd’hui, de nombreuses personnes sont confrontées à une charge mentale élevée au quotidien. Cette charge mentale se réfère à l’ensemble des tâches et des responsabilités que nous avons à gérer dans notre vie et qui peuvent nous faire ressentir une pression psychologique importante. Nous sommes en permanence en surcharge mentale pourtant de plus en plus d’outils souhaitant nous « faciliter » la vie fleurissent de tous les côtés, applications, logiciels, widgets, gadgets, etc. Alors pourquoi est-ce si difficile de lâcher prise charque fois que la charge mentale est trop importante ?
Qu’est ce qui fait augmenter notre charge mentale au quotidien ?
Nous sommes nombreux à avoir l’impression d’être bien organisé et de « pas trop mal » gérer notre temps. Chez Aligner, le centre de formateur spécialisé en auto-management pour les personnes qui souhaitent devenir proactive, il a été constaté que ce sont souvent les mêmes problématiques qui nous empêchent de libérer notre charge mentale :
Le manque de priorités claires :
- Ne pas savoir prioriser.
- Travailler dans l’urgence en permanence.
- Être multitâches constamment.
Les interruptions et sollicitations permanentes
- Les interruptions dues à des sollicitations constantes : collègues, mails, téléphone, Teams, WhatsApp, Slack, etc.
- Les informations qui arrivent n’importe quand
L’accumulation de tâches inachevées
- Ne pas reporter une action avec la peur de l’oublier.
- Ne pas savoir estimer le temps d’une tâche.
- L’enchainement des activités, réunions, tâches, rendez-vous, …
- Remettre au lendemain.
Le fait d’en faire trop
- La réactivité, tout et tout de suite, tout le temps
- L’image que l’on donne aux autres.
La difficulté à dire Non
- L’image que l’on donne aux autres.
Le manque de priorités claires
Savoir prioriser, ça ne s’improvise pas ! Quand tout est urgent, nous travaillons la tête dans le guidon, en mode pompier à éteindre tous les incendies. Notre tête se remplie de toutes ces choses à faire et nous nous demandons par où commencer, par quoi enchainer. Avant même de passer à l’action nous sommes déjà interrompues par notre mental.
Aligner vous conseille :
- Il est important de savoir ce qui est réellement urgent. L’urgence seule n’a aucune valeur, elle doit être évaluée en même temps que le niveau d’importance. Donc toujours s’interroger en même temps sur le niveau d’urgence et d’importance d’une tâche.
- Avant de vous lancer dans vos tâches quotidiennes, prenez le temps de définir vos priorités, celles qui correspondent à votre fonction. Vous pourrez par la suite les faire valider par votre direction et les garder pour vous organiser. Des priorités définies à l’avance permettent de prioriser avec efficacité même dans l’urgence !
Les interruptions et sollicitations permanentes
Une simple notification suffit pour nous détourner de notre tâche principale. C’est plus fort que nous, nous sommes attirés par cette alerte dont nous ignorons tout … Pourquoi ? Parce que nous en ignorons tout, justement. Une alerte dont nous connaissons le contenu ne nous intéresse pas. Notre cerveau, c’est lui le coupable.
Nous sommes tous programmés neurologiquement pour être attirés par toutes les alertes car notre cerveau a besoin de classer toute forme d’alerte dans l’une de ces 3 catégories : neutre, opportunité ou danger. Tant qu’il ne l’a pas fait, il y travaille en tâche de fond et pour cela, il occupe une bonne partie de notre charge mentale.
Comment ne plus être interrompu par tous ces mails ou autres formes d’alertes qui arrivent en moyenne toute les 8 à 12 minutes alors que pour la plupart d’entre nous, notre 2ème écran nous affiche en permanence notre boîte mail qui se nourrit d’un flot perpétuel de mails et donc d’alertes en tout genre ?
Aligner vous conseille :
- Cessez de vous faire happer par vos outils, mails, notifications.
- A vous de décider et planifier quand est-ce que vous choisirez d’aller vers vos outils !
- Supprimez toutes vos alertes et remplacez l’affichage permanant de votre boîte mail par votre calendrier.
- Transformez votre calendrier pour qu’il fonctionne comme un vrai GPS.
L’accumulation de tâches inachevées
Avec des priorités et des objectifs souvent mal définis, des interruptions et sollicitations permanentes, il est fréquent que certaines tâches ne soient pas terminées après les avoir commencées. Se créer alors le stress des tâches inachevées, la peur d’oublier des choses ou de ne pas penser à tout. Puis viennent toutes les questions qui vont avec et nous re-voilà avec une nouvelle charge mentale supplémentaire. Que se passera t’il si j’oublie de le faire ? Est-ce que demain je vais réellement m’en souvenir ? Quel est le bon moment pour finir alors que l’on m’attend quelque part ? Est-ce que je loupe ma séance de sport où ma soirée pour finir ? Parfois, c’est au moment où, psychologiquement, nous sommes prêts à partir et que nous avons l’impression de finir notre dernier mail, que nous nous apercevons que derrière, il y en a encore 5 ou 6 autres mails ouverts qui attendaient d’être finalisés.
Aligner vous conseille :
- Apprenez à rendre visible votre charge de travail grâce à une planification simple et rapide. Créez-vous un budget temps par action et planifiez les actions dans votre agenda ainsi vous transformerez votre calendrier pour qu’il fonctionne comme un vrai GPS !
- Travaillez avec votre agenda GPS à vos côtés et fermez votre boite mail.
- Lorsque vous n’avez pas le temps de finir, ce qui arrive à tout être humain, il vous suffit de faire un copier-coller de la tâche planifiée et de la reporter au moment le plus opportun.
Votre Agenda se charge de retenir et organisez les informations pour vous, à vous de profiter de votre soirée sereinement.
Le fait d’en faire « trop »
Au départ, nous souhaitions juste montrer tout ce dont nous sommes capables. Nous en faisons donc un maximum et nous nous apercevons vite qu’il y en aura toujours autant à faire et nous nous sommes fait embarquer dans cette démarche volontaire ou non, d’en faire toujours plus. Dans notre tête, nous dressons constamment la liste des choses à faire, notre cerveau organise, planifie et estime la charge de travail en permanence. Il essaye de la comparer à la durée d’une journée de travail. Beaucoup utilisent les to-do liste, des post-it, les notes sur un cahier, une feuille, un tableau Excel ou un logiciel tel que OneNote pour retrouver tout ce qu’il y a à faire.
Tout ce qui se passe dans notre tête occupe de la charge mentale auquel s’ajoute la problématique de retrouver toutes les actions à réaliser et le stress d’en avoir oublié où sous-estimer leurs durées réelles.
Aligner vous conseille :
- Centralisez un maximum d’informations sur un seul et unique outil, qui vous suivra partout : au bureau, en télétravail, à pied, en voiture, à vélo, etc. Et accessible partout : ordinateur, téléphone et tablette.
- Choisissez bien votre outil calendrier. Il existe des outils de gestion de mail qui intègrent un calendrier et il existe aussi des outils de gestion du temps qui intègrent un outil de lecture de mail, privilégiez ceux-là.
- Nous pouvons facilement centraliser 80% de nos informations avec un calendrier électronique tel que Outlook car il permet de stocker beaucoup d’information facilement, de matérialiser et mesurer notre charge de travail, de rendre visible notre temps disponible et de comparer les deux.
- Plus efficace qu’une to-do liste car une fois votre charge de travail visible, il devient plus facile de la répartir avec efficacité et cela permet de voir ce qui ne rentre pas dans votre journée ou votre semaine.
La difficulté à dire « Non »
L’une des raisons les plus courantes pour lesquelles notre charge mentale augmente est notre difficulté à dire « non ». Nous avons souvent tendance à dire « oui » à toutes les demandes et à toutes les tâches qui nous sont présentées, ce qui peut entraîner une accumulation de responsabilités et une augmentation de notre charge mentale.
Cela peut être particulièrement difficile pour les personnes trop gentilles ou celles qui veulent plaire à tout le monde. Nous pouvons craindre de décevoir les autres ou de paraître paresseux ou incompétents si nous refusons de prendre en charge une tâche supplémentaire.
Cependant, il est important de reconnaître que dire « non » est une compétence importante à développer pour maintenir une charge mentale saine. En disant « non » à une demande ou à une tâche, nous pouvons nous libérer du temps et de l’énergie pour nous concentrer sur les choses qui sont vraiment importantes pour nous et pour notre fonction.
Aligner vous conseille :
- Apprenez à faire la différence entre dire non à une demande et dire non à une personne. Parfois nous sommes contraints de dire non à une demande car elle ne correspond pas à nos objectifs ou à nos priorités et n’entre pas dans le cadre de notre mission. Ce n’est pas pour autant que nous disons non à la personne car il n’y a rien de personnel.
- Apprenez à faire la différence entre dire non à une demande et non à une urgence. Toutes les urgences ne nous concernent pas, bien souvent nous sommes pour aider notre prochain, nos collègues, nos voisins et contre le caractère urgent que la personne impose. Sachez dire oui à la demande et non à l’urgence.
Appliquez ces précieux conseils et vous parviendrez à diminuer votre charge mentale et ainsi vous préserver de nombreux facteurs de stress. Pour savoir comment les appliquer au quotidien et les intégrer dans votre fonction professionnelle facilement vous pouvez suivre la formation « auto-management : gestion du temps, organisation, efficacité » proposée par Aligner.
